Встречи не должны быть скучными. Мы собрали несколько советов, которые помогут превратить неэффективные совещания в продуктивные рабочие сессии.
Во время рабочей встречи каждый может выдвинуть собственную идею, обсудить волнующий вопрос, составить план действий на день или неделю, наметить мероприятие или встречу с деловыми партнерами. Чтобы не превращать процесс совещания в хождение вокруг да около, а провести эффективное планерку, надо знать все тонкости ее организации. В этой статье обсудим главные преимущества планерок и дадим несколько универсальных советов, как их правильно проводить.
Коротко и емко
Если встреча длится слишком долго, то внимание сотрудников рассеется, концентрация упадет и всем побыстрее захочется разойтись. Поэтому рекомендуем проводить быстрые, но насыщенные планерки. У себя в магазинах Суши Wok мы просим сотрудников собраться за 15 минут до открытия, а спикера предупреждаем, чтобы четко рассчитывал свое выступление и не затягивал. Важно, что к моменту начала планерки в магазине уже полная готовность к обслуживанию: все чисто, кассы и необходимые программы запущены, персонал одет в фирменную одежду.
С чего начать?
Мы в Суши Wok обычно начинаем с разбора ошибок и недочетов, радуемся вместе новым достижениям и рекордам. Советуем и вам, и команде сфокусироваться на главном ― показатели, промахи, вовремя закрытые задачи и дела, которые требуют срочного решения. Это именно то, что имеет смысл обсуждать в начале собрания.
Два раза не повторяем
Случается, что на планерке сотрудники постоянно возвращаются к одним и тем же вопросам. Не стоит зацикливаться на нерешенных задачах, нужно наоборот двигаться в сторону развития. Коротко оцените то, что персонал уже сделал, озвучьте понятные планы на день и расскажите, что еще необходимо выполнить для достижения показателей.
В Суши Wok мы руководствуемся методом постановки целей SMART. Согласно этой технике цель должна соответствовать следующим критериям: specific (конкретная), measurable (измеримая), attainable (достижимая), relevant (актуальная), time-bound (ограниченная во времени).
Как только цели и задачи поставлены, следует запросить обратную связь от команды ― все ли им понятно, есть ли сложности, вопросы и комментарии.
Распорядок и еще раз распорядок
Без выполнения повседневных и рутинных дел ни одна компания точно не сможет работать. Поэтому на планерках мы быстро напоминаем сотрудникам об уже привычных, но необходимых действиях: принять от поставщиков доставку, проверить продукты, сделать заготовки.
Не забываем о причастности
Для каждого сотрудника важно ощущать себя частью большой и дружной команды. Поэтому на планерках можно выделить несколько минут, чтобы поделиться новостями, изменениями, которые касаются всех. Если в компании действуют программы мотивации, стартуют конкурсы и соревнования, то об этом тоже стоит напомнить. Это мотивирует и объединяет.
Отмечаем
Регулярно у сотрудников происходят важные события в жизни ― появление ребенка, свадьба или день рождения. Уделите этому внимание на планерке и поздравьте при всех.
Если в коллективе появился новенький, то на общей встрече его нужно представить, коротко обозначить задачи и попросить остальных сотрудников поддержать вновь прибывшего и помочь в адаптации.
Не перегибаем
Когда сотрудники выходят после планерки выжатыми как лимон, что-то явно пошло не так. Планерка и выступающие там должны вдохновлять на работу, давать энергию и мотивировать.
К рабочим встречам нужно готовиться. Только в этом случае они пройдут продуктивно и каждый останется доволен результатами. Хорошо организованные планерки помогут сотрудникам оставаться мотивированными, быть в курсе происходящего, видеть цели, вовремя корректировать свои действия, чтобы достигать планов и показателей.