Когда вы строите бизнес, то хотите, чтобы сотрудники четко выполняли свою работу, не игнорировали задачи и могли брать на себя ответственность. И в этом поможет контроль ― то, что сделает компанию более устойчивой и эффективной. В сегодняшней статье расскажем что и как контролировать, чтобы ни у кого не вызывать раздражения.
Контроль ― важная функция менеджмента. Контроль помогает обнаружить ошибки и подсказывает, как можно справиться с новыми вызовами. Успех организации зависит от эффективного контроля. В этой статье мы объясняем преимущества контроля и рассказываем, почему он важен для вашего бизнеса.
Что такое контроль?
Контроль ― это процесс наблюдения за деятельностью персонала, направленный на достижение наилучших результатов и предотвращение неудачных исходов. Контроль помогает выявить причины отклонений, соответствующим образом предпринять корректирующие действия и постоянно развиваться.
Например, в компании Суши Wok мы отслеживаем качество блюд и продуктов во всех заведениях сети ― и в собственных, и в партнерских. Мы понимаем, что это напрямую влияет на репутацию бренда. Если сама идея контроля вызывает у вас противоречивые чувства, то на собственном опыте мы усвоили простую истину ― любой компании тяжело существовать без какого-либо контроля, практически невозможно.
Контроль позволяет фиксировать отправную и конечную точки, наглядно видеть результат и давать объективную оценку работе персонала. Также контроль помогает отслеживать навыки и компетенции сотрудников, их отношение к компании, уровень мотивации и вовремя предлагать стимулирующие меры.
Для чего он нужен?
Стратегический контроль необходим, чтобы отслеживать правильность выбранной стратегии, вносить корректировки, сместить фокус или изменить курс при необходимости. Таким образом владелец франшизы увидит, какие франчайзи руководствуются при работе ценностями бренда, а какие ― нуждаются в дополнительной помощи или обучении.
Административный контроль нацелен на текущие задачи. У нас в Суши Wok за административный контроль отвечают те, кто работает в торговых точках. В наших собственных магазинах эти обязанности ложатся на менеджера, а в партнерских заведениях за административный контроль отвечает либо сам франчайзи, либо нанятый им управляющий.
Каким бывает контроль
В первую очередь, контроль может быть внешним и внутренним. Внешний контроль ― это любой вид влияния извне компании. Он включает прямые правила, такие как правительственные постановления, и косвенное давление ― пристальное внимание со стороны средств массовой информации. Внешний контроль может изменить внутреннюю политику организации, побудить ее соблюдать отраслевую практику или повлиять на отношения между компанией и ее деловыми партнерами.
Внутренний контроль ― это шаги, которые организация предпринимает для управления собственными операциями. Внутренний контроль помогает компаниям выполнять поставленные задачи, соблюдать законы и нормативные акты, предотвращать мошенничество.
Существует три формы контроля:
- Предварительный. Этот процесс состоит из двух компонентов. Первый ― управленческий контроль, который включает в себя анализ правильности постановки задачи и того, насколько исполнитель понимает свою роль в выполнении задачи. Руководитель или менеджер должен убедиться, что исполнитель осознает, что от него хотят, и ему хватит навыков для этой работы. Второй компонент ― ресурсный. На этапе предварительного контроля нужно также провести анализ и оценку ресурсов компании. Сюда входят как компетенции и умения персонала, так и материально-техническое оснащение, которое необходимо для производства товара или услуги.
- Текущий. Данный механизм предназначен для мониторинга выполнения работы в режиме реального времени. Он является важным инструментом в производственном процессе, позволяя контролировать результаты, оперативно реагировать и своевременно решать проблемы.
- Итоговый. Нужен, чтобы отслеживать и управлять итогами работами. Хотя такой контроль не предназначен для мгновенного исправления текущей ситуации, он может быть очень полезен, если компания в будущем столкнется с похожими задачами. В рамках такого контроля оценивают адекватность планов, анализируют сложности и шероховатости, которые возникли в процессе, варианты их решения и достигнутые результаты.
Контроль имеет большую ценность и важность в организации для обеспечения того, чтобы фактическое состояние дел соответствовало ожидаемому. Контроль может вызвать негатив в том случае, если процесс будет односторонним. Когда работник не получает обратную связь, то теряет мотивацию и считает контроль со стороны руководства лишенным смысла. Скрытый контроль также не вызывает доверия со стороны персонала. Обычно таким способом собирают информацию, чтобы кого-то в чем-то уличить. Еще один вид контроля, который приводит к негативным результатам, ― формальный. Такой контроль вреден тем, что подтасовка фактов и цифр провоцирует руководство на ложные выводы и принятие ошибочных решений.
Разные формы контроля имеет смысл использовать в разных ситуациях. И если недавно устроившегося работника допустимо всецело контролировать, то опытным кадрам нужно достаточно свободы в действиях, чтобы они чувствовали доверие со стороны руководителя и больше вовлекались в деятельность компании. Так или иначе, эффективный контроль невозможен без обратной связи для всех участников процесса. О том, как правильно ее обеспечивать, расскажем уже в следующих материалах.